Rangkuman Bab 6 - E-Mail

Electronic Mail (E-mail)

Fungsi : mengirim atau menerima surat ke/dari seluruh penjuru dunia.
Sebagai pemakai INTERNET, Anda dapat mengirim dan menerima pesan dari pemakai INTERNET lain dari berbagai penjuru dunia. Namum selain pesan-pesan pribadi, dengan E-mail dapat juga mengirim dan menerima file binary. Maka secara virtual Anda dapat mengirim dan menerima segala tipe data. Sistem mail INTERNET adalah tulang punggung (dan motivasi awal) dari INTERNET itu sendiri.
Untuk dapat menerima surat elektronik, Anda harus memiliki kotak pos (mailbox) untuk menampung surat-surat yang masuk sebelum Anda sempat menbacanya. Sebuah kotak pos elektronik (electronic mailbox) sama dengan kotak pos dikantor pos. Siapapun bisa mengirim surat ke kotak pos, tetapi hanya pemiliknya yang bisa meneliti dan membuang isi kotak surat tersebut.
Alamat kotak pos untuk surat elektronik disebut E-mail address. Sebagai contoh :
budi @indo.net.id
budi : nama user
indo : nama provider
net : network/provider
id : nama domain geografis, yaitu Indonesia
Surat menyurat di INTERNET dilakukan dengan menggunakan program surat elektronik. Cara penggunaannya sangat mudah bila program dijalankan dibawah user interface grafis seperti Windows. Saat pengiriman hanya perlu diisikan alamat penerima dan subjek (topik) surat, kemudian isi surat langsung dapat diketik untuk dikirim. Jika perlu Anda dapat menyertakan file tertentu untuk dikirim bersama-sama dengan surat tersebut (Attachments).
Program surat elektronik yang popular digunakan adalah Eudora Mail. Eudora Mail menggunakan protokol yang disebut POP (Post Office Protocol) dan dibuat oleh Qualcomm Inc.

Surat elektronik

urat elektronik (disingkat ratel atau surel atau surat-e) atau pos elektronik (disingkat pos-el) atau nama umumnya dalam bahasa Inggris "e-mail atau email" (ejaan Indonesia: imel) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur internet.
Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan internet. Tapi ada perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya ditagih per pengiriman.

Sejarah
Surat elektronik sudah mulai dipakai di tahun 1960-an. Pada saat itu Internet belum terbentuk, yang ada hanyalah kumpulan 'mainframe' yang terbentuk sebagai jaringan.
Mulai tahun 1980-an, surat elektronik sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum. Sekarang ini banyak perusahaan pos di berbagai negara menurun penghasilannya disebabkan masyarakat sudah tidak memakai jasa pos lagi.

Anatomi Ratel, sebagai contoh:emailsaya@surabaya.vibriel.net.id

Keterangan:
Emailsaya : nama kotak surat (mailbox) atau nama pengguna (username) yang ingin dituju dalam mailserver
surabaya.vibriel.net.id: nama mailserver tempat pengguna yang dituju, rinciannya:
Surabaya : subdomain (milik pemegang nama domain), biasanya merujuk ke suatu komputer dalam lingkungan pemilik domain
Vibriel : nama domain, biasanya menunjukkan nama perusahaan/organisasi/perorangan (Vibriel)
Ne : second level domain, menunjukkan bahwa domain ini termasuk kategori networking (net)
Id : top level domain, menunjukkan bahwa domain ini terdaftar di otoritas domain Indonesia (id)
Metode pengiriman

Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client. Surat elektronik yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan. Untuk lebih jelasnya lihat diagram dibawah. Contoh yang dipakai adalah layanan SMTP dan POP3.
Saya menulis surel → e-mail client (di komputer saya) → SMTP server penyedia e-mail saya → Internet → POP3 server penyedia e-mail penerima → e-mail client (di komputer si penerima) → surat dibaca si penerima
Terlihat surat elektronik yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan penerima). Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surat elektronik meninggalkan POP3 Server maka itu akan melalui banyak server-server lainnya. Tidak tertutup kemungkinan surat elektronik yang kita kirim disadap orang lain. Maka dari itu bila surat elektronik yang kita kirim mengandung isi yang sensitif sebaiknya kita melakukan tindakan pencegahan, dengan mengacak (enkrip) data dalam surat elektronik tersebut (contohnya menggunakan PGP, sertifikat digital, dan lain-lain)

Cara membaca surat elektronik

Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.
Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:
Dengan cara menggunakan 'browser', seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis.
Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.

Etika penggunaan surat elektronik

Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:
Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,
Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.
Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya, jangan mau gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu:
dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu / jatah akses penerima,
dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya.
Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda BERTERIAK. Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.

Keamanan

Keamanan data di surat elektronik tidaklah terjamin dan selalu ada resiko terbuka untuk umum, dalam artian semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. Hal ini disebabkan oleh karena surat elektronik itu akan melewati banyak server sebelum sampai di tujuan. Tidak tertutup kemungkinan ada orang yang menyadap surat elektronik yang dikirimkan tersebut.
Surat elektronik dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan (enkripsi). Salah satu program enkripsi yang populer adalah PGP (Pretty Good Privacy). Dengan memakai PGP maka isi akan dienkrip, dan hanya orang yang tertuju dapat mendekripsi dan membaca surat elektronik tersebut. Kerugiannya adalah membuat repot pihak pengirim dan penerima.

Membangun Mailing List dengan Google, Bagaimana Caranya?

Satu, buka halaman http://www.google.co.id. Sengaja saya pilih URL tersebut agar lebih mudah karena menggunakan bahasa Indonesia.

Dua, klik pada taut Grup di bagian atas halaman yang terbuka.

Tiga, klik tombol Buat grup… Lalu login dengan alamat e-mail dan kata sandi Anda di Google (jika sudah punya), kalau belum punya, Anda harus membuatnya terlebih dahulu dengan meng-klik taut Buat account sekarang.

Empat, isi nama grup sesuai keinginan Anda. Sebaiknya nama grup singkat saja karena nama grup tersebut sekaligus (otomatis) dijadikan sebagai alamat e-mail untuk grup Anda nanti. Tuliskan juga keterangan tentang grup maksimal 300 karakter.
Beri tanda centang pada kotak jika grup nanti Anda berisi materi seksual. Tentukan juga tingkat akses terhadap grup yang Anda bangun ini dengan memilih salah satu pilihan yang disediakan. Setelah itu klik tombol Buat grup saya.

Lima, Anda diminta memasukkan kode verifikasi pada kolom yang tersedia, selanjutnya klik Buat grup saya.

Enam, Agar dapat berdiskusi dan mulai membangun grup Anda, silahkan undang teman-teman Anda untuk bergabung dengan grup yang Anda buat. Masukkan alamat e-mail teman-teman Anda, tulis pesan untuk mereka pada bagian Tulis Pesan undangan. Lalu pilih tipe layanan e-mail yang Anda inginkan, setelah itu klik Undang anggota.
Jika Anda tidak atau belum ingin mengundang orang lain untuk bergabung, Anda boleh meng-klik Abaikan langkah ini.

Tujuh, selamat, grup Anda sudah jadi. Pada halaman yang terbuka tersebut ditampilkan homepage yang menjadi URL grup dan juga alamat e-mail grup. Klik taut Kunjungi grup baru Anda >> untuk masuk dalam grup Anda.

Delapan, sekarang Anda dapat melakukan pengaturan grup sesuai keinginan Anda termasuk mengubah keterangan grup, mengatur kewenangan anggota, tampilan, kategori dan cara pengiriman balasan e-mail yang dikirim oleh anggota dan lain-lain. Untuk panduan pengaturan grup di Google, insya Allah akan saya buat dalam tulisan baru.